Как собрать документы для проверки участника программы лояльности
Все потенциальные участники программы проходят обязательную проверку на благонадежность. Это стандартная процедура, которая сделает нашу совместную работу прозрачной для налоговых органов.
Чтобы пройти проверку, нужно предоставить Службе Заботы комплект документов в виде скан-копий. Оригиналы не требуются.
Как юридическому лицу собрать документы для проверки
Устав
Заверенная копия Устава, как правило, хранится у руководителя организации. Такой документ подойдет в виде скан-копии.
Оригинал Устава хранится в ЕГРЮЛ. Чтобы получить электронную копию, воспользуйтесь функцией «Предоставление копий учредительных документов» на сайте ФНС или обратитесь в отделение ФНС или МФЦ по месту регистрации ЮЛ.
Лист записи (свидетельство) о государственной регистрации юридического лица
Лист записи выдается при первичной регистрации юридического лица. Если лицо было зарегистрировано до 2018 года, документ называется «свидетельством».
Если после регистрации в реестр ЕГРЮЛ вносились изменения, по ним также выдаются листы записи. Их тоже необходимо предоставить.
Все эти документы тоже хранятся внутри организации. Если нет возможности сделать скан-копии оригиналов, то для прохождения проверки можно предоставить актуальную выписку из ЕГРЮЛ. Ее можно скачать из сервисов электронного документооборота или на сайте ЕГРЮЛ.
Документы, подтверждающие полномочия лица на подписание договора
К ним относятся:
протокол или решение уполномоченного органа управления юридического лица о назначении единоличного исполнительного органа (не приказ);
если договор со стороны юридического лица подписывается не единоличным исполнительным органом, необходимо предоставить доверенность;
Важно обращать внимание на актуальность документа — он должен подтверждать полномочия на текущий момент.
Протокол и решение о назначении генерального директора составляется при принятии решения об учреждении общества на общем собрании участников общества. Таким же образом появляется решение о продлении полномочий генерального директора, если срок был ограничен. Документы заверяются нотариусом и хранятся внутри организации.
Если не удается найти протокол или решение, запросите копию у нотариуса, который ранее заверял эти документы.
Доверенность на подпись готовится внутри организации и заверяется генеральным директором. Если найти доверенность не получается, можно подготовить новую.
Налоговая декларация по НДС или УСН
Налоговую декларацию юридическое лицо готовит самостоятельно и отправляет в ФНС. Декларации, как правило, хранит бухгалтерия.
В случае применения основной системы налогообложения декларация по НДС сдается раз в квартал до 25 числа следующего месяца после отчетного квартала. Декларация по УСН сдается раз в год до 25 марта с отчетностью за предыдущий год.
Чтобы пройти проверку, достаточно прислать 1 лист декларации, где видно юридическое лицо и период, за который сдана декларация.
Необходимо предоставить скан-копию декларации за последний отчетный период.
Если юридическое лицо зарегистрировано недавно и работает меньше одного отчетного периода, то предоставлять декларацию не нужно.
В случае применения АУСН (автоматизированной упрощенной системы налогообложения) доходы декларируются в налоговую автоматически, и декларация не сдается. В этом случае достаточно уведомить Службу Заботы, что юридическое лицо использует АУСН.
Если юридическое лицо только в этом году перешло на УСН или ОСН, а до этого работало по патенту, также понадобится декларация по патенту.
Квитанция о принятии декларации или альтернативное подтверждение своевременной сдачи отчетности
Вместе с декларацией нужно предоставить подтверждение, что она была сдана без нарушения сроков и принята налоговой. Подтверждением могут служить:
- Квитанция о принятии декларации. Квитанция от ФНС приходит на электронную почту, если декларация была сдана в электронном виде.
- Отметка налоговой на самой декларации. Это может быть электронная отметка из ЭДО или физическая печать с подписью.
- XML–файл, скачанный из системы электронного документооборота.
- Отчет из системы электронного документооборота, где видны этапы прохождения документа и вид документа.
- Чек или квитанция с Почты России с описью. Выдаются при отправке декларации по почте.
- Скриншоты из электронного сервиса, через который была сдана декларация. На скриншоте должно быть видно, что отправлена была именно декларация и дата отправки.
Если ничего из этого не получается предоставить, то необходимо прислать Справку об отсутствии задолженностей по налогам. Запросить такую справку в электронном виде можно в Личном кабинета налогоплательщика.
В разделе «Налоги» в столбце «Подать обращения» выберите «Запрос справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов». Срок предоставления справки — 10 рабочих дней.
Как ИП собрать документы для проверки
Лист записи (свидетельство) о государственной регистрации в качестве ИП
Лист записи выдается при первичной регистрации ИП. Если ИП было зарегистрировано до 2018 года, документ называется «свидетельством».
Если после регистрации в реестр ЕГРИП вносились изменения, по ним также выдаются листы записи. Их тоже необходимо предоставить.
Все эти документы хранятся у самого индивидуального предпринимателя.
Если нет возможности сделать скан-копии оригиналов, можно предоставить актуальную выписку из ЕГРИП. Ее можно скачать из сервисов электронного документооборота или на сайте ЕГРИП.
Налоговая декларация по НДС или УСН
Налоговую декларацию индивидуальный предприниматель готовит самостоятельно и отправляет в ФНС. Декларации, как правило, хранит бухгалтерия.
В случае применения основной системы налогообложения декларация по НДС сдается раз в квартал до 25 числа следующего месяца после отчетного квартала. Декларация по УСН сдается раз в год до 25 марта с отчетностью за предыдущий год.
Для прохождения проверки участника программы лояльности достаточно прислать 1 лист декларации, где видно ИП и период, за который сдана декларация.
Необходимо предоставить скан-копию декларации за последний отчетный период. Если ИП зарегистрирован недавно и работает меньше одного отчетного периода, то предоставлять декларацию не нужно.
В случае применения АУСН (автоматизированной упрощённой системы налогообложения) доходы декларируются в налоговую автоматически, и декларация не сдается. В этом случае достаточно уведомить Службу Заботы, что ИП использует АУСН.
Если ИП только в этом году перешел на УСН или ОСН, а до этого использовал другую систему налогообложения:
патентная система — необходимо предоставить декларацию по патенту;
НПД — необходимо предоставить уведомление о переходе на УСН или ОСН.
Квитанция о принятии декларации или альтернативное подтверждение своевременной сдачи отчетности
Вместе с декларацией необходимо предоставить подтверждение, что она была сдана без нарушения сроков и принята налоговой. Подтверждением могут служить:
- Квитанция о принятии декларации. Квитанция от ФНС приходит на электронную почту в случае, если декларация была сдана в электронном виде.
- Отметка налоговой на самой декларации. Это может быть электронная отметка из ЭДО или физическая печать с подписью.
- XML–файл, скачанный из системы электронного документооборота с квитанцией.
- Отчет из системы электронного документооборота, где видны этапы прохождения документа и вид документа.
- Чек или квитанция с Почты России с описью. Выдаются при отправке декларации по почте.
- Скриншоты из электронного сервиса, через который была сдана декларация. На скриншоте должно быть видно, что отправлена была именно декларация и дата отправки.
Если ничего из этого не получается предоставить, то необходимо прислать Справку об отсутствии задолженностей по налогам. Запросить такую справку в электронном виде можно в Личном кабинета налогоплательщика.
В разделе «Налоги» в столбце «Подать обращения» выберите «Запрос справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов». Срок предоставления справки — 10 рабочих дней.